Når jeres forening er oprettet, er næste skridt at tilføje enheder. En korrekt opsætning er afgørende for at få glæde af funktioner som opkrævninger, dokumentdeling og kommunikation.
på platformen skelnes der mellem enheder og beboere. En enhed repræsenterer selve boligenheden, mens beboere er de personer, der bor i den. Det giver fleksibilitet, når der fx flytter nye ind, uden at man behøver ændre stamdata for boligen.
To måder at tilføje enheder
Der findes to måder at oprette enheder på:
1. Opret manuelt
Denne metode anbefales, hvis I kun har få enheder og ønsker at oprette dem én ad gangen.
Gå til Medlemmer i venstremenuen
Vælg Enheder
Klik på knappen Opret
Udfyld de relevante felter (se næste afsnit)
Klik Gem
Vigtigt: Når du opretter en enhed manuelt, oprettes der ikke automatisk beboere. Du skal derfor efterfølgende tilføje beboere manuelt under hver enkelt enhed.
2. Importér fra Excel
Hvis I har mange enheder eller allerede en liste over beboere og adresser, anbefales det at bruge importfunktionen.
Gå til Medlemmer → Enheder
Klik på Importer
Download skabelonen til import (Excel)
Udfyld arket med jeres data
Øverst i hver kolonne er der hjælpetekster, der forklarer krav til formatering og indhold. Det er vigtigt, at disse følges nøje, da forkert formatering kan forhindre importen.
Fordel ved import: Når du importerer, kan du både oprette enheder og tilknyttede beboere i én arbejdsgang. Beboerne bliver automatisk koblet på deres husstand og registreres som indflyttet med det samme.
Felter ved oprettelse
Uanset om I opretter manuelt eller via import, skal følgende oplysninger som udgangspunkt udfyldes:
Enhed
Adresse (obligatorisk): Vælg adressen fra listen. Systemet er koblet til BBR og adresseregisteret.
Kaldenavn (valgfri): Bruges som intern betegnelse, fx ”Lejlighed 2B”.
Fordelingstal (valgfri): Bruges til at fordele udgifter. Kan være fx 1, 1,5, 2 osv.
Tags (valgfri): Til egne interne noter, fx ”hjørnelejlighed” eller matrikelnummer.
Beboer (kun relevant ved import eller manuel tilføjelse efterfølgende)
Fornavn og efternavn (obligatorisk)
Email og telefonnummer (valgfri, men anbefales)
Indflytningsdato (anbefales, især hvis der skal opkræves)
PBS-nummer (nødvendigt ved Betalingsservice)
Når enhederne og beboerne er oprettet korrekt, kan I begynde at sende opkrævninger, dele dokumenter og kommunikere med beboerne via beskedsystemet eller foreningsmail.